Die folgenden Informationen helfen bei der Vorbereitung einer fachlich sauberen Anfrage und unterscheiden die einzelnen Leistungen nachvollziehbar.
Welche Computer sollen entsorgt werden?
Zu einem auszusondernden Computerbestand können Desktop-PCs, All-in-one-Rechner, Workstations und ältere Bürorechner gehören. Für eine planbare Computer-Entsorgung sollten Gerätetypen, ungefähre Mengen, Standorte und Zugangsbedingungen zuerst erfasst werden. Technisch defekte oder bereits zurückgesetzte Computer müssen dabei nicht datenfrei sein: Ein Zurücksetzen des Betriebssystems ist kein Nachweis dafür, dass sämtliche Speichermedien zuverlässig behandelt wurden.
Festplatten und SSDs vor der Abholung zuordnen
Ein Computer kann eine klassische HDD, eine SSD, mehrere Laufwerke oder ausnahmsweise andere Speichermedien enthalten. Deshalb ist die Geräteanzahl nicht zwingend identisch mit der Zahl der zu behandelnden Datenträger. Bereits ausgebaute Laufwerke gehören ebenfalls in die Projektplanung. Ob Speicher im Gerät bleiben, vor Ort ausgebaut, nach einem vereinbarten Verfahren gelöscht oder physisch vernichtet werden sollen, wird vor der Übergabe festgelegt. Eine Computerabholung allein beinhaltet keine automatische Vernichtung.
Ablauf einer organisierten Computer-Entsorgung
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme mit Angaben zu Standort, Gerätetypen und Mengen. Anschließend werden die Anforderungen an Datenträger, Verpackung, Abholtermin, Transport und Übergabeberechtigte abgestimmt. Beim vereinbarten Termin wird der Bestand nach dem festgelegten Übergabeprozess übernommen. Der weitere Hardwareweg und der Datenweg werden entsprechend dem Auftrag getrennt organisiert und nachvollziehbar dokumentiert. Welche Einzelgeräte oder Seriennummern erfasst werden, muss vorher vereinbart werden.
Welche Nachweise braucht das Unternehmen?
Für interne IT-Abteilungen, Datenschutzverantwortliche und die Revision ist wichtig, welche Dokumente nach dem Auftrag tatsächlich vorliegen. Je nach Projekt sind Übergabebestätigung, Bestandsliste, Seriennummernerfassung und ein separater Nachweis über eine beauftragte Datenträgervernichtung sinnvoll. Die DEKRA-Unternehmenszertifizierung nach ISO 21964-3 beschreibt den zertifizierten Unternehmensumfang, ersetzt aber keinen individuellen Vernichtungsnachweis. Anforderungen an Schutzklasse, Sicherheitsstufe und Materialklasse müssen zum jeweiligen Medium und Verfahren passen.
Kosten und typische Projektfälle
Ob Computer kostenfrei abgeholt werden können, lässt sich nicht allein aus dem Stichwort Computerentsorgung ableiten. Gerätetyp, Menge, Zustand, Standort, Entfernung, Zugänglichkeit und zusätzlich beauftragte Leistungen beeinflussen das Angebot. Typische Fälle sind die Erneuerung einer Büroarbeitsplatzausstattung, ein Unternehmensumzug oder die Aussonderung defekter Computer. Bei mehreren Standorten hilft eine standortbezogene Aufstellung, Termine und Übergaben zentral zu koordinieren.
