Geräteübersicht als Ausgangspunkt
Art und Menge der auszusondernden Hardware werden vorab möglichst eindeutig zusammengestellt. So lässt sich ein Auftrag organisatorisch zuordnen.
DOKUMENTATION UND NACHWEISE
Dokumentation bei der IT-Entsorgung Übergaben und vereinbarte Datenbehandlungen sauber unterscheiden.
Ein nachvollziehbarer IT-Entsorgungsauftrag besteht aus mehreren Schritten. Entscheidend ist, welcher Beleg die Übernahme von Hardware bestätigt und welche Nachweise für die spätere Behandlung der Datenträger vereinbart wurden.
DOKUMENTATION UND NACHWEISE
Welche Nachweise ein Auftrag benötigt
Schon bei der Projektplanung sollte feststehen, ob Bestandslisten, Übergabeprotokolle oder gesonderte Vernichtungsnachweise erforderlich sind. Der Umfang richtet sich nach den vereinbarten Leistungen.
Erfassen
Bestand und Anforderungen klären.
Abstimmen
Leistungen projektbezogen festlegen.
Dokumentieren
Nachweise eindeutig zuordnen.
WICHTIGE ABGRENZUNG
Übergabeprotokoll und Vernichtungsnachweis haben verschiedene Aufgaben
Ein Übernahmebeleg dokumentiert, wann und wo ein Bestand abgegeben wurde. Er belegt nicht automatisch die physische Vernichtung der enthaltenen Speicher. Dafür ist ein entsprechender zusätzlicher Nachweis erforderlich.
PRAXIS UND FACHWISSEN
Sechs Dokumentationsbausteine für klare Projektakten
Für spätere Rückfragen ist entscheidend, dass die Unterlagen zum tatsächlichen Leistungsumfang passen.
Standortbezogene Übergabebestätigung
Bei mehreren Abholstellen sind Datum, Ort und verantwortliche Ansprechpersonen getrennt zu erfassen, damit Übernahmen unterscheidbar bleiben.
Datenträgerzuordnung bei Bedarf
Wenn eine Seriennummernerfassung vereinbart wurde, lassen sich einzelne Datenträger einem konkreten Bestand oder Bearbeitungsschritt zuordnen.
Vereinbarte Behandlungsart festhalten
Löschung, Ausbau und physische Vernichtung verfolgen unterschiedliche Ziele. Die beauftragte Behandlung muss im Projektumfang erkennbar sein.
Zertifizierung richtig einordnen
Ein Unternehmenszertifikat beschreibt den ausgewiesenen Prüf- beziehungsweise Tätigkeitsbereich. Es ersetzt keinen individuellen Übernahme- oder Vernichtungsnachweis.
Unterlagen für interne Prüfungen ordnen
Nach Projektabschluss helfen eindeutig beschriftete Unterlagen und abgestimmte Nachweisformate bei internen Freigaben und späteren Rückfragen.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zu Belegen und Nachweisen
Ist der Abholbeleg ein Vernichtungszertifikat?
Nein. Die Übergabe und die spätere Vernichtung sind getrennt zu dokumentierende Vorgänge.
Sind Seriennummernlisten möglich?
Eine datenträgerbezogene Erfassung kann projektbezogen vereinbart werden.
Wie werden mehrere Standorte erfasst?
Bei Bedarf werden Übernahmen je Standort gesondert dokumentiert.
Belegt das DEKRA-Zertifikat jeden einzelnen Auftrag?
Nein. Es beschreibt den zertifizierten Umfang; Auftragsnachweise sind davon zu unterscheiden.
Wann wird der Dokumentationsumfang festgelegt?
Vor der Beauftragung, gemeinsam mit den vorgesehenen Leistungen und Sicherheitsanforderungen.
Vertrauen durch nachvollziehbare Dokumentation
GDD-MitgliedFachlicher Austausch zu Datenschutz und Datensicherheit.
DEKRA · ISO 21964-3Unternehmenszertifizierung im ausgewiesenen Zertifizierungsumfang.
ISO/IEC 21964Aktuelle Normeinordnung für Datenträgervernichtung.
Schutzklasse 3Im ausgewiesenen Zertifizierungsumfang.
DokumentationProjektbezogene Nachweise je Auftrag.
Nachweise für Ihr IT-Projekt vereinbaren
Beschreiben Sie Ihre Anforderungen. Wir besprechen den passenden Projekt- und Nachweisumfang vor der Beauftragung.